Aktualności

Z nami będziesz na bieżąco

Obsługa kadr i płac – coś więcej niż papierologia

29 maj 2025

Z prowadzeniem biznesu nieodłącznie wiąże się systematyczna obsługa kadr i plac. Obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy, niezależnie od ilości zatrudnianych osób i zakresu współpracy. Dla wielu firm korzystnym rozwiązaniem jest oddelegowanie obsługi kadr i płac do firmy zewnętrznej, która przeprowadzi ją zgodnie z przepisami prawa i naciskiem na optymalizację ponoszonych kosztów, bezpieczeństwo, porządek i efektywność. Przed podjęciem decyzji o współpracy z outsourcingiem w zakresie kadr i płac koniecznie należy odbyć szczegółowe i rzetelne konsultacje, wybierając kontrahenta doświadczonego i zaufanego.

Obsługa kadr i płac – zakres usług

Firma zewnętrzna podejmująca się obsługi kadr i płac powinna oferować szeroki zakres usług w obu tych dziedzinach. Atutem naszej oferty jest elastyczny charakter, możliwość konfiguracji i dostosowania zakresu współpracy do profilu przedsiębiorstwa oraz indywidualnie ustalonych wytycznych. Oferujemy:

– systematyczne prowadzenie dokumentacji pracowniczej, teczek osobowych,
– bieżące wystawianie dokumentów dla pracowników, w tym zaświadczeń,
– obsługę szkoleń: lekarskich i BHP,
– ewidencję i rozliczanie czasu pracy, delegacji, pracy zdalnej,
– obsługę urlopów, zwolnień lekarskich,
– sporządzenie rozliczenia PIT,
– oraz inne działania zgodne z potrzebami naszych partnerów.

Obsługa kadr i płac to nie tylko rozliczenie przebiegu pracy i wynagrodzenia, ale także całościowe wsparcie w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Obejmuje ono:

– rozliczanie wynagrodzenia, nadgodzin, zasiłków i urlopów,
– prowadzenie listy płac i składanie niezbędnych deklaracji: ZUS, skarbowych i innych,
– obsługę rozliczeń umów cywilnoprawnych,
– prowadzenie i dokumentacja PPK,
– generowanie raportów, udostępnianie dokumentacji,
– dobór systemu ERP i księgowego.

Fachowe wsparcie w obsłudze kadr i płac – o co zapytać w czasie konsultacji?

Oprócz zakresu usług i możliwości ich elastycznej konfiguracji, warto zapytać o sposób zabezpieczenia danych wrażliwych oraz możliwość integracji używanych dotychczas systemów z proponowanymi przez firmę zewnętrzną. Koniecznie należy też zapytać o udostępniane kanały współpracy, tempo uzyskania odpowiedzi na zapytanie o dokument, a także możliwość pozyskania dedykowanego opiekuna. Niekiedy też istotna okazuje się możliwość reprezentowania klienta przed urzędami oraz nastawienie na pomoc w rozwoju kadr przyszłości.

Rozliczenie z firmą zewnętrzną – czy własny dział księgowy?

Wielu samozatrudnionych zastanawia się, czy prowadzenie księgowości na własną rękę to dobre rozwiązanie. Przy działalności o nieskomplikowanej strukturze i niewielkiej liczbie faktur możliwe jest samodzielne rozliczanie się za pomocą programów księgowych. Jest to opcja tańsza, ale wymaga znajomości przepisów i systematyczności.

Z kolei skorzystanie z usług biura rachunkowego oznacza mniejszy stres związany z formalnościami i większe bezpieczeństwo. Księgowy nie tylko czuwa nad poprawnością rozliczeń, ale także przypomina o terminach i pomaga w przypadku kontroli skarbowej.