Aktualności

Z nami będziesz na bieżąco

Co można wrzucić w koszty firmy?

30 styczeń 2025

Co można wrzucić w koszty firmy? To pytanie, które zadaje sobie wielu przedsiębiorców, zarówno początkujących, jak i tych z większym doświadczeniem. Zrozumienie, jakie wydatki mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, to podstawa do efektywnego zarządzania finansami firmy i optymalizacji podatków. Odpowiednie planowanie i dokumentowanie kosztów może znacząco wpłynąć na kondycję finansową przedsiębiorstwa, jednak przepisy podatkowe bywają złożone i nie zawsze łatwe do interpretacji.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które przedsiębiorca ponosi w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej, a ich celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Są one istotnym elementem w obliczaniu podatku dochodowego, ponieważ pozwalają obniżyć podstawę opodatkowania. W praktyce oznacza to, że im więcej kosztów firma może udokumentować, tym niższy będzie jej podatek do zapłaty.

Nie oznacza to jednak, że każdy wydatek poniesiony w działalności może zostać zaliczony jako koszt uzyskania przychodu. Aby dany wydatek mógł zostać rozliczony, musi być bezpośrednio związany z działalnością gospodarczą, a jego zasadność powinna być jasno udokumentowana. Przykładowo, zakup sprzętu komputerowego dla firmy może być uznany za koszt, ale prywatne zakupy właściciela – już nie.

Które wydatki firmy możesz rozliczyć?

Nie wszystkie wydatki w firmie są oczywiste jako możliwe do rozliczenia. Jednak istnieje kilka kategorii kosztów, które przedsiębiorcy najczęściej uwzględniają w swoich rozliczeniach:

  • Koszty biurowe – np. zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania, mebli biurowych czy materiałów eksploatacyjnych (papier, tusz do drukarki).
  • Koszty wynajmu i utrzymania biura – czynsz, opłaty za media (prąd, woda, internet) oraz serwis sprzątający.
  • Transport i podróże służbowe – koszty paliwa, napraw samochodu wykorzystywanego w działalności, a także bilety lotnicze, kolejowe czy opłaty za hotele podczas delegacji.
  • Szkolenia i rozwój – udział w kursach, szkoleniach, konferencjach branżowych, które mają na celu podniesienie kwalifikacji.
  • Usługi zewnętrzne – opłacanie księgowości, konsultacje prawne czy marketingowe.
  • Reklama i promocja – wydatki na kampanie reklamowe, prowadzenie strony internetowej, ulotki i inne materiały promocyjne.

Pamiętaj, że każda z tych kategorii wymaga odpowiedniego udokumentowania, na przykład w postaci faktur, rachunków czy umów. Brak potwierdzenia wydatku może skutkować jego zakwestionowaniem przez urząd skarbowy.

Czego nie wrzucisz w koszty firmy?

Nie wszystkie wydatki, nawet te związane z firmą, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Przepisy podatkowe jasno określają, jakie wydatki są wyłączone z tej kategorii. Przykładowo, nie można rozliczać kar i grzywien, nawet jeśli zostały nałożone w związku z działalnością gospodarczą.

Kolejnym ograniczeniem są wydatki o charakterze reprezentacyjnym. Oznacza to, że koszty związane z organizacją wystawnych przyjęć czy zakupem drogich upominków dla kontrahentów nie są uznawane za koszty firmy. Urząd skarbowy uznaje je za wydatki na poprawę wizerunku, które nie mają bezpośredniego wpływu na osiąganie przychodów.

Jak poprawnie dokumentować wydatki?

Prawidłowa dokumentacja wydatków jest priorytetowa dla uniknięcia problemów z urzędem skarbowym. Każdy wydatek powinien być udokumentowany fakturą VAT, rachunkiem lub innym dowodem zakupu, na którym wyraźnie wskazano dane Twojej firmy.

  • Gromadź wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki i przechowuj je w jednym miejscu – najlepiej w formie cyfrowej i papierowej.
  • Dbaj o czytelność faktur i upewnij się, że zawierają wszystkie wymagane dane, takie jak numer NIP sprzedawcy i Twojej firmy.
  • Regularnie weryfikuj dokumenty z księgowym, aby uniknąć pomyłek lub błędów w ich rozliczaniu.
  • Korzystaj z dedykowanego oprogramowania do zarządzania kosztami firmy – ułatwi to monitorowanie wydatków i generowanie raportów na potrzeby księgowe.

Aktualności

Czym zajmuje się księgowa?

Prowadzenie księgowości to jedno z najważniejszych zadań każdego przedsiębiorcy. Wybór...